Author: StorageIT

07 heinä

Posted at 08:00h in varmuuskopiointi by
0 Likes

Yrityksen digitaalinen arkisto on keskitetty tapa säilyttää, hakea ja hallita asiakirjoja niin, että tieto löytyy myöhemminkin turvallisesti ja hallitusti. Käytännössä hyvä digitaalinen arkisto ei tarkoita vain kansiota pilvessä, vaan selkeää rakennetta, käyttöoikeuksia, hakua, versionhallintaa, säilytyskäytäntöjä ja tarvittaessa palautusmahdollisuuksia. Kun arkisto on suunniteltu oikein, se vähentää...

06 heinä

Posted at 08:00h in varmuuskopiointi by
0 Likes

Sähköinen arkistointi yritykselle tarkoittaa käytännössä sitä, että sopimukset, laskut, henkilöstöasiakirjat, projektidokumentit ja muut tärkeät tiedot säilytetään hallitusti digitaalisessa muodossa niin, että ne löytyvät nopeasti, pysyvät oikeissa versioissa ja ovat käytettävissä oikeille ihmisille oikeaan aikaan. Hyvin toteutettu digitaalinen arkisto vähentää tiedon etsimiseen kuluvaa aikaa, pienentää virheriskiä...

05 heinä

Posted at 08:00h in varmuuskopiointi by
0 Likes

Asiakirjojen hakeminen metatiedoilla on käytännössä nopeampi ja hallitumpi tapa löytää oikea tieto kuin perinteinen kansioiden selaaminen. Kun dokumentit luokitellaan esimerkiksi asiakkaan, projektin, sopimustyypin, tilan tai päivämäärän mukaan, käyttäjän ei tarvitse muistaa missä kansiossa tiedosto sijaitsee tai millä nimellä se on tallennettu. Sen sijaan tieto löytyy...

04 heinä

Posted at 08:00h in varmuuskopiointi by
0 Likes

Dokumenttien automaattinen luokittelu tarkoittaa sitä, että asiakirjat ohjautuvat oikeaan luokkaan, näkymään tai prosessiin ilman jatkuvaa manuaalista työtä. Yritykselle hyöty näkyy ennen kaikkea nopeampana tiedon löytämisenä, tasalaatuisempana dokumentinhallintana ja pienempänä virheriskinä. Kun laskut, sopimukset, projektiasiakirjat, laatuohjeet ja asiakaskohtaiset dokumentit tunnistetaan yhtenäisillä säännöillä, tiedonhallinta ei enää perustu...

03 heinä

Posted at 08:00h in varmuuskopiointi by
0 Likes

Asiakirjojen versionhallinta tarkoittaa käytännössä sitä, että yrityksessä tiedetään aina, mikä dokumentin versio on uusin, kuka sitä on muokannut ja mitä on muuttunut. Kun versionhallinta toimii, sopimukset, ohjeet, tarjoukset ja laatudokumentit eivät hajaannu sähköposteihin, työpöydille ja verkkokansioihin. Se vähentää virheitä, nopeuttaa tiedon löytymistä ja helpottaa auditointeja....

02 heinä

Posted at 08:00h in varmuuskopiointi by
0 Likes

Älykäs dokumentinhallinta tarkoittaa käytännössä sitä, että yrityksen tieto ei ole vain tallessa vaan myös löydettävissä, hallittavissa ja hyödynnettävissä ilman turhaa manuaalista työtä. Kun dokumentit luokitellaan metatietojen avulla, versiot pysyvät hallinnassa, haku toimii luonnollisesti ja työnkulkuja voidaan automatisoida. Tämä vähentää aikaa vievää tiedostojen etsimistä, pienentää virheriskiä...

01 heinä

Posted at 08:00h in varmuuskopiointi by
0 Likes

Dokumenttien metatietohallinta tarkoittaa sitä, että asiakirjoja ei järjestetä vain kansioihin ja tiedostonimiin, vaan niiden yhteyteen tallennetaan tietoa kuten asiakas, projekti, dokumenttityyppi, tila, vastuuhenkilö ja päivämäärä. Kun metatiedot on suunniteltu oikein, oikea tieto löytyy nopeammin, versionhallinta paranee ja käyttöoikeuksia voidaan hallita tarkemmin. Yritykselle tämä näkyy sujuvampana...

30 kesä

Posted at 08:00h in varmuuskopiointi by
0 Likes

Metadataohjattu dokumentinhallinta tarkoittaa käytännössä sitä, että asiakirjoja ei etsitä ensisijaisesti kansiopolkujen perusteella, vaan tiedon kuvaavien metatietojen avulla. Kun dokumentille määritellään esimerkiksi asiakas, projekti, dokumenttityyppi, tila ja vastuuhenkilö, sama tieto löytyy nopeasti eri näkökulmista ilman manuaalista järjestelyä. Tämä helpottaa arkea erityisesti yrityksissä, joissa sopimukset, tarjoukset, projektidokumentit...

29 kesä

Posted at 08:00h in varmuuskopiointi by
0 Likes

Dokumentinhallinta ilman kansiorakennetta tarkoittaa käytännössä sitä, että tiedostoja ei etsitä enää pitkien verkkokansioiden ja alikansioiden kautta, vaan tieto löytyy metatietojen, hakujen ja näkymien avulla. Yritykselle tämä näkyy nopeampana tiedon löytämisenä, vähempänä manuaalisena järjestelynä ja parempana versionhallintana. Kun asiakirja voidaan liittää esimerkiksi asiakkaaseen, projektiin, sopimukseen tai...

28 kesä

Posted at 08:00h in varmuuskopiointi by
0 Likes

Yrityksen dokumenttien hallinta ilman verkkokansioita on monelle ajankohtainen kysymys silloin, kun yhteiset levyt, pitkät kansiopolut ja tiedostojen eri versiot alkavat hidastaa arkea. Käytännössä parempi vaihtoehto on siirtyä malliin, jossa dokumentteja hallitaan metatietojen, hakutoimintojen, käyttöoikeuksien ja versionhallinnan avulla. Tällöin tieto löytyy nopeammin, sama asiakirja ei elä...